La Office

Los técnicos llegaron un lunes en la mañana a las oficinas de ÜLA Agencia Creativa, en Bogotá. Parecía un comienzo de semana más para los 14 empleados de la empresa, pero no lo era. Ese día les iban a instalar, un paquete de aplicaciones corporativas que ayudan a dar ese salto de calidad que diferencia a los buenos de los mejores. 

¿Qué vale su empresa para usted? No cuánto, sino qué, porque no estamos hablando de precio sino de valor. Para Juan Amaya y Sandra Osorio, fundadores de ÜLA, la suya vale todo.  Empezaron hace cuatro años y medio como una compañía de diseño enfocada hacia PYMES y el sector salud, pero, como suele ocurrir en la vida, lo que comienza como una cosa termina siendo otra. De trabajar dos personas en el estudio prestado de una casa pasaron a ser cuatro en una oficina, luego 10 y ahora catorce. Después de tres trasteos de sede y doce personas más en la nómina, hoy son una conocida agencia creativa que desarrolla ideas y propuestas para todo tipo de clientes.

Pero por muy pilos y eficientes que sean en ÜLA, hay cosas que hay que perfeccionar, y cualquier ayuda que pueda obtener una empresa joven como ésta, no sobra.

Solo que esta no es cualquier ayuda.  Los técnicos  llegaron ese lunes en la mañana para instalar unos cuantos juguetes que cambiaría la historia de la compañía para siempre. Para ponerlos en contexto, antes en ÜLA se hacían las cosas con las herramientas que estaban a la mano. Los archivos se compartían por Dropbox, o a un FTP, las conferencias se hacían por Skype y los empleados se comunicaban entre sí y con los clientes como pudieran: teléfono, Whatsapp y hasta a los gritos si era necesario. Calcule usted cuánto tiempo ahorraría si en vez de ir hasta el puesto de un compañero de trabajo para aclarar lo hiciera rápido y seguro sin levantarse de su silla La escogencia no fue al azar, la empresa se eligió porque se le vio el potencial para mejorar su funcionamiento cotidiano.

El mensaje era claro: olvídense de Whatsapp y del FTP, de Google Docs y de Dropbox, del mail con archivo adjunto y de la memoria USB que no lee el puerto del computador.  El sistema que vinieron a instalar  es tan eficiente, seguro y confiable que  no se cree que algo que cambie la vida en el trabajo tan radicalmente se pueda instalar tan fácil.

Y los 14 empleados lo entendieron rápido. En parte porque son buenos, pero en parte también porque  empezar a trabajar en la nube no tiene misterio. ¿Se acuerda usted de esas cajas que venían con programas licenciados que tocaba instalar en el computador y caducaban después de un tiempo? Pues olvídese de ellas. Con este nuevo sistema  usted recibe Lync, un sistema de chat, videollamadas y conferencias que además de estable es seguro; el viejo y querido Outlook, quizá el mejor sistema de e-mails que se conoce; el SharePoint, que es una plataforma desde la que se puede compartir archivos y hasta desarrollar una página web; el OneNote, donde se pueden tomar notas y luego compartirlas, pero también los  conocidos Word, Excel y PowerPoint, herramientas sin las que una empresa puede existir.

Ahora todo es virtual y además de poder instalarse en el computador, se puede manejar desde el OneDrive. El OneDrive es la nube, ese lugar allá arriba donde se puede guardar todo sin miedo porque es tan seguro que nada malo va a pasarle. Cada usuario tiene una tera de almacenamiento en el OneDrive y 50 gigas en su cuenta de correo. Con estas cifras descomunales, calcule usted qué pasaría si guardara toda la información de su compañía en los computadores y se robaran alguno de ellos.

Otra cosa: en vez de pagar cada tanto por una nueva versión, con  Office 365 este nuevo sistema se paga una mensualidad, como el recibo de la luz o del agua. ¿Se puede pagar por internet? Por supuesto. También puede ir a un banco a pagarlo como si fuera un servicio más, y no solo mensual, se puede abonar un año por adelantado si así lo desea. Usted decide.

Un juego de niños

Alejandra Zamudio es ejecutiva de cuenta en ÜLA y lo que más usa es el sistema de correo Outlook. Allí están integrados el correo, el calendario, los contactos, las tareas y las notas. La primera vez que se enfrentó a este nuevo sistema lo hizo con ojos de sorpresa, como quien descubre el fuego. Le gustó que se puedan diferenciar los correos por colores. El parámetro lo fijó ella: en rojo los de los clientes, en azul los de sus compañeros. En cambio su compañera Catalina Fernández, community manager de la empresa, prefiere variar el color de los mensajes por fecha, pero también por si vienen o no con un archivo adjunto.

Sin amargo, a ambas las entretiene que se puedan recuperar correos, otra de las características. Y se recuperan de dos formas. Si usted por accidente borró un mail y necesita recuperarlo, tiene 30 días para hacerlo. Pero también se puede recuperar un mail que ya se haya enviado. ¿Le mandó a un cliente un mensaje mal redactado o con información errónea? Puede traérselo de vuelta, claro, siempre y cuando el destinatario no lo haya abierto aún. Este nuevo sistema es una maravilla, pero no hace milagros, así que piense bien las palabras que va a decir. Si no le gustan, trate de arrepentirse rápido para poder enmendar el error.

Del otro lado, separados por un par de paredes, Juan Amaya y Sandra Osorio se ahorran los gritos y las levantadas de la silla. Con Lync hacen videoconferencias con sus compañeros. Las podrían hacer con sus 12 empleados al mismo tiempo si así lo quisieran, e incluso invitar a personas que no tienen Lync. Así se ahorran visitas en medio del tráfico de esta ciudad y el clásico “Bernardooooo, ven un momento” que se oía antes cada tanto.

En cuanto a los archivos de trabajo, ahora en ÜLA  deciden si los manejan desde cada equipo o desde el OneDrive. Como cada empleado tiene un usuario y una contraseña, no hay lío. ¿Hay un archivo de Excel que hay que ir alimentando o modificando? Se puede hacer sin problemas, y en el sistema queda registrado quién y a qué hora entró. En la agencia se acabaron el “Se perdió el archivo” y el “Yo no sé quién fue” que tanto afectan a las empresas en todo el mundo.

Y lo mejor es que todo se puede hacer desde cualquier computador, celular o tableta en cualquier lugar del mundo. Basta con tener internet y estar creado como usuario para resolver cualquier problema y cualquier pregunta. Claro que si es usted el que tiene preguntas, Este sistema  tiene una línea de asistencia 24/7 que no lo va a dejar morir.

Buenas noticias para  las empresas que quieren ganarle la carrera a su competencia, mala para los empleados que se resisten a los cambios para mejorar. El nuevo sistema del que hemos estado hablando se trata del nuevo  Office 365 instalado en la nube.  Es el paso a seguir si para usted su compañía lo es todo. En ÜLA lo saben y le aseguramos que, si no la había oído mencionar antes, pronto lo hará.