Si usted es estudiante universitario o si tiene que hacer una investigación para su empresa, seguro necesitará hacer varias encuestas. Edison Monsalve nos enseña cómo crearlas de manera virtual, para lograr recopilar datos de una forma sencilla y efectiva.
Una de las consultas frecuentes que me hacen es sobre la creación de encuestas, que aunque suena sencillo el requerimiento, puede implicar muchas características técnicas que podrían complicar todo el asunto. Por supuesto dependerá directamente de la forma en que se desean capturar los datos, procesarlos, analizarlos, graficarlos y la tecnología que se tenga para ello.
Miremos un panorama si se escogiera Microsoft Excel:
También tenemos posibles problemas adicionales, como el soporte a macros (si incluímos en la hoja de cálculo), la consolidación no es tan sencilla, compartir por la red tampoco es una buena solución (salvo si es intranet y está protegida) y en fín, bastantes problemas técnicos que revisar.
A manera de ejemplo, propondré una encuesta sobre productos de una cafetería, algo sencillo que contenga la siguiente información:
Es claro que podría ser mas serio el ejemplo, pero para el momento práctico es suficiente, además aunque algunos se rompan las vestiduras sobre tener los nombres y apellidos en un solo campo es claro que rara vez analizamos datos por tipo de apellido o enviamos documentos por familias (pocos son los casos donde realmente vale la pena tener esa información en dos campos).
Una vez planteado el "problemón", les mostraré una posible solución sencilla; se trata de Google Docs.
Si lo desea, puede acceder a Google Docs desde su cuenta de Gmail - en la parte superior hay un link para ello, seleccionamos la opción Nuevo - Hoja de cálculo (se podría crear directamente el formulario pero es más rápido por la hoja de cálculo).
Ingresaremos los datos de la misma manera como cualquier hoja de cálculo - he obviado el campo califique el servicio intencionalmente - Ahora vamos a la ficha formulario - crear formulario y nos aparecerá el formulario ya creado y listo para personalizar los tipos de datos.
Es tiempo de personalizar campo a campo sus propiedades y tipo de información. Desde este formulario también pueden ver la dirección URL (Dirección web o de Internet en la parte inferior del formulario) donde Google Docs está publicando este formulario, también se podría enviar el formulario por correo electrónico.
En pocas palabras, la mayoría de los problemas de distribución que teníamos con otras soluciones fueron ya solventados - puede enviarle la dirección url a todas las personas que desee para que ellos diligencien el formulario y estos datos serán automáticamente ingresados a su hoja de cálculo - fácil verdad?
Les contaré detalles comunes:
Existen 6 tipos de datos (preguntas)
En la captura vemos algunas de las opciones desplegadas, también en la parte superior se vé la opción para añadir preguntas que hayamos olvidado (como el de califique el servicio que olvidé adrede), lo mejor de todo es que las preguntas se pueden arrastrar y soltar para ubicar en la posición deseada y también se pueden crear secciones de preguntas.
Recuerde que usted puede enviar por correo el formulario, también podría enviar la dirección url para que cualquier llegue al formulario, podría incrustar el elemento en una página web (es sencillo, copiar y pegar el código que GoogleDocs genera) y así muchas otras opciones que usted podrá ir descubriendo.
Ahora llegamos al punto interesante, una vez que el usuario a encuestar tiene la url o el acceso al formulario creado, solo debe diligenciar los datos - cosa sencilla ya que los campos son bastante genéricos, no tiene mayor curva de aprendizaje.
La pregunta entonces es: ¿Como recuperamos los datos que los encuestados llenan?
Sencillo: En la captura puede ver una idea de como quedan los datos, recuerde que creamos una hoja de cálculo y a partir de ahí creamos el formulario, pues bién, vuelva a la hoja de cálculo y allí encontrará los datos diligenciados. Por supuesto en formato de hoja de cálculo que usted podrá exportar a Excel, a csv o al formato que lo requiera. No olvidemos que teniendo los datos, podríamos aplicar filtros, consolidados y demás artilugios a los que usted esté acostumbrado, solo que ya se hizo el trabajo mas técnico, el formulario y la recolección de la información (ahora sí viene lo difícil, el análisis).
La última buena noticia que les voy a dar es que también en el análisis (en la parte básica) también Google Docs nos ayuda. vaya a la opción Formulario - Mostrar resumen y obtendrá una vista parecida a la captura de imagen mostrada:
GoogleDocs generará las estadísticas - muy básicas pero suficientes para un primer vistazo - de los datos introducidos por los usuarios y usted no tuvo que hacer gráficos o preocuparse de generar fórmulas para consolidar o totalizar .
Necesita una cuenta de Gmail para utilizar Google Docs (o Google Apps), requiere un formulario bien pensado y a partir de ahí usted podrá generar la hoja de cálculo, el formulario, personalizarlo y publicarlo online (se acabó el hecho de tener que enviar archivo para consolidar después), luego revisar los datos graficados y todo sin soltar un peso o pagar por desarrollos.
Pruébenlo y me cuentan los resultados, claro! es obvio que para personalizar el formulario en colores y demás elementos la cuestión se complicaría, pero para muchos esta es una opción fascinante y sin costo.
Edison Monsalve